Jak przebiega kontrola

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu. Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować.

I. Rodzaje kontroli

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

1.    Kontrolom obejmującym weryfikację wydatków

• Weryfikacja wniosków o płatność
  Każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym. Sprawdzone zostanie również, czy wydatki ujęte w twoim wniosku są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020. Kontroli takiej podlegają wszystkie wydatki przedstawione przez Ciebie we wniosku o płatność, za wyjątkiem wydatków na nabycie nieruchomości, których to sprawdzenie odbywa się na wylosowanej próbie.
• Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie
  Instytucja Wdrażająca, ma obowiązek sprawdzenia w każdym roku wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli takiej podlega dokumentacja oraz sprawdzony jest zakres rzeczowy realizowanego projektu, tzn. zgodność stanu wykazanego w dokumentach ze stanem faktycznym. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu faktycznego stanu realizacji projektu.
• Kontrola krzyżowa
  Kontrola ta realizowana jest w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w perspektywie 2007-2013. W trakcie tej kontroli sprawdzane jest, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz, prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;

2. Kontroli na zakończenie projektu

W ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;

3. Kontroli trwałości

Prowadzona po zakończeniu realizacji projektu. Podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na:

• zaprzestano działalności produkcyjnej lub ją relokowano poza obszar wsparcia POIiŚ,
• nastąpiła zmiana własności (rozumiana jako rozporządzenie prawem własności)
  elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub
  podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
• nastąpiła istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki
  realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

Zachowanie okresu trwałości monitoruje się najczęściej na bazie wypełnianej przez Ciebie ankiety, jednak część projektów podlega kontroli w miejscu ich realizacji.

II. Termin kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie, z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem. Kontrole dotyczące projektów są ujęte w rocznych planach kontroli na dany rok obrachunkowy.

Kontrola doraźna przeprowadzana jest natomiast bez uprzedniego poinformowania lub jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

III. Zakres kontroli

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

Dokumenty finansowe

• oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
• dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
• obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości;
• wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald.

Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim:

• ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy;
• umowy o pracę;
• certyfikaty środowiskowe.

Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności.

• sposób szacowania wartości zamówienia;
• upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu;
• potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców;
• uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty;
• raport z udzielonego zamówienia;
• treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.

Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów.

• umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie;
• umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia;
• umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie;

Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej

Korzystając ze Funduszy Europejskich przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie.

Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:

• oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu
• oznakowanie dofinansowanych środków trwałych
• oznakowanie miejsca realizacji projektu (tablice informacyjne/tablice pamiątkowe).

Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie.

IV. Po kontroli

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie masz żadnych uwag, podpisujesz dokument. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą wysokości przyznanego dofinansowania. Środki w ten sposób utracone nie można przeznaczać na inne wydatki w projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.