Podpisanie umowy o dofinansowanie
Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego pozytywne zakończenie procesu oceny projektu. Do podpisania umowy musisz, w porozumieniu z Instytucją Wdrażającą, zgromadzić odpowiednie dokumenty. Masz na to 60 dni.
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez Instytucję Wdrażającą.
Kwalifikowalność wydatków
Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania niezbędne do zrealizowania projektu. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020. To, czy wydatek jest kwalifikowany jest oceniane na każdym etapie projektu (wniosek o dofinansowanie, realizacja projektu, kontrola końcowa oraz w okresie trwałości projektu). Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.
Konto bankowe
Jeżeli zamierzasz korzystać z zaliczek to musisz pamiętać o utworzeniu wyodrębnionego konta bankowego za pomocą, którego będą wykonywane wszystkie operacje finansowe związane z wypłaconą zaliczką. Jego numer podajesz do umowy o dofinansowanie. Jeśli nie zamierzasz korzystać z zaliczek to nie musisz takiego konta wyodrębniać, a w umowie podajesz tylko numer konta dla potrzeb wypłacania refundacji.
Dokumentacja
Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej lub powinien być zastosowany, w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej, odrębny kod księgowy umożliwiający identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych.
Kontrola projektu
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – na pewno więc Cię nie ominie. Możesz się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.
Sprawozdawczość, rozliczenie projektu
Przez cały okres realizacji projektu wymagane jest regularne informowanie Instytucji Wdrażającej o postępach w realizacji inwestycji. Sprawozdania nie wymagają od ciebie żadnych dodatkowych czynności. Każdy kolejny wniosek o płatność pełni rolę sprawozdania, stąd też nawet jeśli nie masz do przedstawienia żadnych wydatków do refundacji czy rozliczenia zaliczki, należy złożyć tzw. wniosek zerowy (wniosek o płatność nie przedstawiający wydatków). Niezależnie czy będziesz zabiegał o zaliczkę, czy też refundujesz wydatki, wniosek taki powinieneś składać przynajmniej raz na 3 miesiące.
Promocja i oznakowanie
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.
Trwałość projektu
Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia. Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.