Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy dotacji mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji.
Dopuszczalne zmiany
Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu.
Zwykle drobne zmiany, np. formalne (typu dane beneficjenta, adres) albo nie wpływające na podstawowe założenia projektu, mogą być dokonywane bez wcześniejszej zgody instytucji udzielającej wsparcia. O ich zaistnieniu należy jednak poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.
Zmian można dokonywać również w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu. Wymagane jest wówczas uzyskanie zgody Instytucji Wdrażającej na wprowadzenie zmiany. Jeśli jednak zmiany nie są znaczące, często wystarcza tylko tzw. zgoda domniemana – czyli brak sprzeciwu instytucji, do której zgłosiliśmy zaplanowaną zmianę.
Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to Instytucji Wdrażającej, która udzieliła dofinansowania (niezależnie czy wymaga to uzyskania przyzwolenia, czy tylko zgody domniemanej). Akceptacja zmian mających istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, może mieć istotny wpływ na kwalifikowalność wydatków.
Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:
- budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków w projekcie, przesuwanie wydatków między różnymi kategoriami w związku z różnicami cen, itp.),
- wskaźników realizacji projektu, czyli tego, co zaplanowaliśmy zrealizować (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel naszego projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny naszego wniosku),
- zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia),
- harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).
Aneksowanie umowy
Bez względu na to, czy zmiany wymagają zgody instytucji udzielającej wsparcia, czy też nie, część z nich wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie, którą podpisujesz.